Выставляйся
Выставка – мероприятие и имиджевое и продающее, как бы ни спорили с таким определением теоретики маркетинга. Ведь, зачастую, именно на выставках заключаются самые крупные контракты, находятся самые важные клиенты, но так же нередки и случаи участия предприятия в выставке исключительно с целью поднятия престижа.
Для того чтобы выставка была успешной, ее необходимо тщательно готовить. Проще и эффективнее всего поручить весь комплекс работ по подготовке и реализации проекта специализированному рекламному агентству. У агентства и опыт побольше, и все необходимые специалисты имеются, и оборудование. Агентство может и изготовление вывесок для выставочного стенда произвести, и промоутеров для работы найти, и дизайн стенда и полиграфической продукции разработать. Однако услуги агентств обычно недешевы. Если нет возможности воспользоваться услугами профессионалов, можно поручить им выполнение только части работ (например, изготовление стенда). Остальное придется делать самим, силами отдела маркетинга и рекламы.
Подготовка начинается, как и любое дело – с определения целей. Для чего, собственно, мы идем на выставку: представить новый продукт или технологию, освоить новый регион, или просто потому, что «конкуренты там будут – и нам нужно»? Все-таки хорошо, когда на выставку идут с четкой целью, с пониманием задач, которые нужно решить.
После постановки задач – необходимо определиться с бюджетом. Нужно предусмотреть все расходы: на аренду выставочного места, на изготовление стенда, на печать раздаточных материалов, на работу персонала на выставке, на доставку оборудования и так далее. При этом нужно четко понимать, что может себе позволить предприятие в финансовом плане: самый простой типовой стенд или индивидуальный дизайнерский проект, использующий плазму, неон, лазеры и пиротехнические эффекты. Определившись, можно смело «накинуть» еще процентов десять-двадцать – на непредвиденные расходы.
Следующий этап – определение местоположения будущего стенда, его типа, заключение договора с организаторами выставки.
После этого отбираются экспонаты на выставку. Выбор экспонатов зависит от цели участия: то ли это представление нового продукта, то ли представление всего ассортиментного ряда в новом регионе и так далее.
Затем начинается самый интересный этап – творческий – разработка выставочного стенда, концепции представления товаров или услуг, создание раздаточных материалов, планирование рекламных мероприятий, которые будут проводиться на стенде в ходе выставки. Разработка выставочного стенда – дело тонкое и ответственное, ведь от стенда зависит добрая половина успеха выставки. Выставочный стенд должен быть функциональным, креативным, запоминающимся, красивым, грамотно спроектированным, эксклюзивным. Сделать его таким может только профессиональный дизайнер. Сейчас при проектировании выставочных стендов используют самые разные дизайнерские и архитектурные приемы, технические новинки и оборудование, инсталляции и декорации: плазменные экраны, неон, лазеры, голографические изображения, светодиоды, воздушные шары и надувные конструкции, живые цветы и бассейны с живой рыбой, витрины с бабочками и экзотическими животными, конструкции из металла, стекла, керамики, бумаги и так далее. Выставочные стенды поражают размахом и стоимостью оборудования, для стендов заказывают: изготовление вывесок и огромных экранов для трансляции рекламных роликов; макеты продукции, в несколько сотен раз больше натуральной величины; действующие технологические линии, демонстрирующие наглядно производство продукта или работу самой линии, услуги кейтеринга для организации угощения гостей стенда. Для усиления эффекта приглашают работать на стенде профессиональных актеров, звезд эстрады, артистов цирка, промоутеров в самых фантастических костюмах. Все - для того, чтобы поразить воображение посетителей и «заткнуть за пояс» конкурентов.
За творческим этапом – идет этап изготовления: стенда, раздаточных материалов, визиток, сувениров.
Далее – подготовка стендистов, обучение и инструктаж, назначение ответственных. Как правило, на стенде должно работать не менее трех человек. Составляются инструкции по работе, график работы, решаются вопросы переезда и проживания участников выставки.
После этого – отправка оборудование и отъезд стендистов на выставку.
Самый ответственный этап – сама выставка. На этом этапе реализуется все, к чему так долго готовились, пожинаются плоды предыдущих этапов работы.
И последний этап – подведение итогов выставки, обработка информации полученной в ходе выставки, налаживание контактов с потенциальными клиентами. Только после этого выставка может считаться завершенной.